休職が決まると、会社から多くの資料が届きます。
しかし、その量は想像以上でした。
私の場合は、うつ状態で文字を追うことすら苦しかったのです。
休職の手続きを進めたくても、頭がまったく動きません。
そんなとき、私を助けてくれたのがAI（NotebookLMの活用）でした。
この記事では、AIを活用して会社資料を整理した実体験を紹介します。
同じように申請書を読むのが億劫になって手続きで困っている方の、参考になればうれしいです。
休職中、人事からの資料が「読めない」現実
休職に入ると、人事から書類が次々と届きます。
私の場合は、メールで多くの書類データが入っていました。
休職の申請書、傷病手当金の説明資料、就業規則、休職に関する案内（複数）、復職条件が記載された資料など。
どれも大切な書類です。
就業規則のコピーは、それだけで小さい文字で数十ページありました。
当時の私はうつの症状で文章を読む集中力が続かない。
人事にわからない点をメールで質問をする度、担当者は親切に回答してくれました。
ただ、毎回メールの文末に「資料にも記載があるので見返してください」と一筆ありました。
次第に質問するのも申し訳なくなりました。
どうにかこの煩わしさを解消することはできないのか休職初期に悩んでいました。
なぜ休職中の手続き把握はこんなに難しいのか
私は最初、自分の理解力が落ちたせいだと思いました。
ですが、原因はそれだけではありませんでした。
休職の手続きが難しい理由は、大きく3つあると感じました。
１つ目：資料の量が多すぎる
数十ページにわたる書類を、一度に渡されます。
健康な時でも、読み切るには気力が要ります。
2つ目：説明が専門的でわかりにくい
図解があっても、制度の前提が頭に入っていません。
そのため、図を見ても意味がつながらないのです。
3つ目：心身の状態が万全でない
うつなどで心身が不調なときは、情報処理の負荷が高いと感じました。
短い文章でも、読むだけで疲れてしまうのです。
健康な時なら読める資料も、休職中は別物に感じました。
つまり、本人の努力不足ではないのです。
以上の3つの点から、読む負担を減らす工夫が必要だと考えました。
NotebookLMとは？休職手続きの把握に向く理由
ここで私が使ったのが、NotebookLMというAIツールです。
このツールは前職の時に業務で少し触ったことがありました。
また、Youtube動画の要約などをプライベートでも使用していました。
「情報量が多い資料の要点をまとめて整理してくれるのに役立つのでは？」と思い、活用することにしました。
NotebookLMは、Googleが提供するAIサービスです。
私はGeminiを有料プランで使用していて付随している機能ですが、無料でも使えます。
特徴は、自分が渡した資料だけをもとに質問について答える点です。
つまり、ネット全体ではなく手元の資料の情報に絞って回答します。
だからこそ、会社資料の中身を質問するのに向いています。
私の場合は、この「資料に絞る」性質がとても助かりました。
ネットにある一般情報だと、会社の規約と異なっていたり会社独自の規約がある場合があります。
その違いを埋めるには、手元の資料に聞くのが確実です。
実際の使い方：資料を一括読込→質問するだけ
使い方は、とてもシンプルで10分もかからずにできます。
※資料が膨大だとNotebookLMの読込み時間が長くなります。
STEP1：資料の読み込み（ソースを追加）
まず、会社から届いた資料を読み込ませます。
PDFやテキストを、まとめてアップロードするだけです。
半信半疑のまま、私は届いた書類を読み込ませました。
STEP2：質問のプロンプトを打つ（チャット）
次に、知りたいことを日本語で質問します。
最初の質問は、ごく単純なものでした。
「休職中、私は何を提出すればいいですか」と聞きました。
数秒後、提出物が箇条書きで返ってきました。
※写真は別の質問をした際の実際の回答です。
この瞬間、人事への問合わせや資料の読込みのストレスから解放され肩の力が抜けたのを覚えています。
資料のどこに書いてあるかも、質問すれば教えてくれます。
おかげで、元の書類を確認する場所もすぐ分かりました。
もちろん、AIの答えは最終確認が必要です。
ときには、解釈がずれている場合もあるので、重要な点は元の資料や人事にも念押しで確認しました。
AIに会社資料を入れる前に：情報管理の注意点
ここで、必ず知っておきたい注意点があります。
私自身、最初はこの点を軽く考えていました。
しかし、よく考えると会社の情報は慎重に扱うべきです。
会社の資料には、個人情報や社外秘が含まれることがあります。
それを外部のAIサービスに入れる行為には、リスクが伴うので注意が必要です。
Gemini・Claude・ChatGPTの複数のAIチャットに聞いてみました。
原則として学習には使われないという回答でした（プランや設定で例外あり）。
ただし、会社の機密情報などは入れない方が健全という見解でした。
規則や申請フローなどは問題なさそうですが、個人情報があるものについてはマスキングなどで対応することも検討してみてください。
また、Claudeの見解によると回答結果の下段に小さくあるフィードバック（👍／👎）をしないことを推奨しております。
この点も肝に銘じておきましょう。
Geminiによる回答
Claudeによる回答
ChatGPTによる回答
アップロードした内容の扱いは、サービスの利用規約でも確認できます。
まとめて読みたい📖
傷病手当金の受給条件や金額の目安についてはこちらでまとめています。
提出物の中心になる傷病手当金の申請書についてはこちらに記入例付で手順を載せています。
資料整理が落ち着きしっかり休めるようになって復帰を考え始めた方はこちらも参考にしてみてください。
